Ständiges Arbeiten unterwegs – Auf diese Dinge ist zu achten

Ob im Zug, in Cafés oder gar am Strand in wärmeren Ländern – immer mehr Menschen genießen die Vorzüge der Arbeit unterwegs. Solange eine stabile Internetverbindung vorhanden ist und die Akkus diverser mobiler, technischer Geräte nicht versagen, scheint der erfolgreichen Arbeit hierbei kaum etwas im Weg zu stehen. Oder etwa doch? Meistens schleichen sich nach einer Weile Probleme des Arbeitens von unterwegs aus ein, die sich von vornherein hätten vermeiden lassen.

Smartphone und Tablet oder Notebook?

Zunächst einmal drängt sich für viele, die von unterwegs aus arbeiten, die Frage auf, welche technischen Geräte dafür eigentlich am besten geeignet sind. So sieht man zwar nach wie vor die Mehrzahl der Menschen etwa im ICE an Notebooks arbeiten. Tablets oder gar große Smartphones scheinen aber oftmals auch schon als alleinige Arbeitsmaterialien zum Einsatz zu kommen. Was lohnt sich also mehr?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Denn je nach Aufgaben der Arbeit und persönlichen Vorlieben sollten individuell passende Geräte gewählt werden. Am besten analysiert man zunächst, welchen Tätigkeiten man sich unterwegs regelmäßig zu widmen hat und entscheidet dann, auf welche Geräte die Wahl fällt.

Bei folgenden Aufgaben empfiehlt sich beispielsweise ein in der Regel leistungsschwächeres, aber kompakteres Smartphone oder Tablet:

• Verwaltung von Terminen, Kontakten, Adressen
• Anlegen kurzer Notizen, Zeitpläne, usw.
• Recherche zu aktuellen Aufgaben, Themen, Projekten
• Bearbeiten von Nachrichten und Mails in kleinerem Rahmen
• Teilnahme an Videokonferenzen (vor allem im Falle passiver Teilnahme, etwa beim Anschauen von Präsentationen und Ähnlichem)
• Bedienen, Ausprobieren und Einarbeiten von, bzw. in Apps

In folgenden Fällen und bei folgenden Aufgaben dagegen ist die Arbeit mit dem Notebook der Arbeit mit Smartphone und Tablet vorzuziehen:

• Schreiben längerer Texte
• Mitlesen von längeren Texten, etwa bei Präsentationen
• Multitasking durch ständiges Switchen mehrerer Programme
• Übertragung größerer Dateien von und zu Festplatten und Sticks aufs Arbeitsgerät oder andersherum
• Nutzung spezieller Programme, die es nur für den PC gibt
• Nutzung von Programmen, die viel Akku verbrauchen
• Nutzung leistungsstarker Programme, die die Technik Smartphones oder Tablets stark bremsen oder die von dieser gar nicht geleistet werden kann

Die Arbeit mit dem Notebook unterwegs optimieren

Arbeiten ohne Notebook ist für viele unterwegs noch nicht vorstellbar. Gerade die spezielle Software, die in gleicher Form für Smartphone oder Tablet oft noch nicht erhältlich ist, macht es schwer, auf das Notebook zu verzichten. Auch Hybride, bei denen provisorische Tastaturen angeschlossen werden können, sind nicht immer ein Ersatz. Vielschreiber:innen setzen auf die besseren und festinstallierten Tastaturen bei Notebooks.

Doch selbst ein Notebook ersetzt nicht den Arbeitsplatz im Büro oder Homeoffice. Die veränderten Arbeitsbedingungen unterwegs machen es nämlich fast unmöglich, etwa die gleiche Ergonomie zu erlangen, wie sie beispielsweise ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein moderner Bürostuhl bieten. Es gilt also, unterwegs besonders Acht auf die eigene Gesundheit zu geben, damit die Arbeit unterwegs keine dauerhaften Schäden hinterlässt.

Ergonomie und Gesundheit

Es gibt verschiedene Gründe dafür, dass die Arbeit unterwegs oft als störend oder anstrengender wahrgenommen wird. Ursachen können beispielsweise sein:

• eine schlechte Beleuchtung, die das Erkennen von Inhalten auf dem Bildschirm erschwert;
• nicht abreißender Umgebungslärm, der so stark ablenkt, dass die Konzentration kaum noch möglich ist;
• unangenehme Hitze oder Kälte am Arbeitsplatz unterwegs;
• schlechte Luftqualität, die sich etwa durch erschwertes Atmen bemerkbar macht oder
• permanente Zugluft, die selbst bei wärmerer Umgebungstemperatur als störend wahrgenommen werden kann.

Sollten derlei Umstände am Arbeitsplatz unterwegs herrschen, gilt es, sich Orte zu suchen, die ein entspannteres Arbeiten ermöglichen. Wer sich beispielsweise ständig zu viel Lärm aussetzt, arbeitet nicht nur unproduktiver, sondern schadet auch seiner Gesundheit auf nicht zu unterschätzende Weise.

In einigen Flughäfen und Bahnhöfen finden sich spezielle Zonen, die für das mobile Arbeiten gemacht sind. Schon vor Reiseantritt lassen sie sich buchen. Hier sind auch Strom- und Internetanschluss zu finden, was ebenfalls ein großer Vorteil ist. Auch das Ausweichen auf eine Raststätte unterwegs oder die Buchung eines Sitzplatzes mit großem Tisch im Zug sind empfehlenswert. Das Notebook auf dem Schoß zu platzieren, führt nämlich schnell Schulter- und Nackenverspannungen und kann Kopfschmerzen oder anderen Beschwerden hervorrufen. Außerdem kann die Wärme und eventuell auch das WLAN-Signal zur Unfruchtbarkeit führen oder zumindest Spermazellen abtöten.

Der Abstand der Augen zum Bildschirm sollte übrigens immer 50 bis 60 cm betragen. Um das zu erreichen, eignen sich kleine Tische ebenfalls besser als der Schoß. Ein leichtes Tablet und vor allem ein Smartphone wiederum hat hier den Vorteil, dass es durchaus auch einmal längere Zeit in der Hand gehalten werden kann.

Die Sicherheit

Auch die Sicherheit spielt bei der Arbeit unterwegs eine entscheidende Rolle. Gemeint ist einerseits die Sicherheit für die Geräte und andererseits jene für die auf ihnen befindlichen Daten.

Zum einen ist gerade für längeres Reisen, bei denen technische Geräte auch immer wieder in der Tasche oder dem Rucksack landen, ein äußerer Schutz unumgänglich. Er verhindert nicht nur Kratzer im Gehäuse, sondern bei starken Erschütterungen oder gar Stürzen oder Fallenlassen des Gepäcks auch nachhaltige Schäden an der Hardware.

Weiterhin ist es zu empfehlen, technische Geräte nie unbeaufsichtigt zu lassen. Wer sich von seinem mobilen Arbeitsplatz entfernt – egal ob im Auto, Zug oder Flieger –, nimmt das Gerät am besten unterm Arm oder in einer Tasche mit. Bei Diebstahl ist nicht nur die Technik, sondern oft auch wertvolle Arbeit für immer verloren.

Um Zweiteres doppelt zu verhindern, empfehlen sich, gerade bei der Arbeit unterwegs, regelmäßige Datensicherung durch Backups. Diese können auf Festplatten erfolgen oder in die Cloud (dazu an späterer Stelle mehr).

Letztlich – auch, wenn das wohl eher selten vorkommt – besteht unterwegs auch die Gefahr von Industriespionage. Hiergegen schützt man sich, indem man versucht, den Blick auf das eigene Display privat zu halten und wichtige Telefonate in geschützter Umgebung abhält. Unterwegs sucht man sich dafür am besten geschlossene Räume und telefoniert leise mit Headset.

Zubehör für die Technik

Zusätzlich zu den größeren Geräten, wie Notebook, Tablet und Smartphone gibt es noch einiges an Zubehör, das die häufige Arbeit unterwegs erleichtert.

• Offensichtlich ist wohl, dass eine stabile und gute Internetverbindung für viele Arbeiten heute unabdingbar ist. Wichtig ist, vorab zu wissen, wie viel Datenvolumen für die Arbeit in der Regel benötigt wird. Ein Blick auf informative Übersichten hierzu kann nie schaden.

Wer lediglich Mails checkt und Nachrichten schreibt, dem reichen vielleicht einige wenige hundert Megabyte Datenvolumen pro Monat. Wer dagegen für die Recherche zur Arbeit etwa auf Videostreaming angewiesen ist oder häufig Videocalls hat, kommt wohl besser mit einigen Gigabyte Inklusivvolumen klar.

• Eine kleine, mobile Maus ermöglicht die Arbeit an Notebook oder auch einigen Tablets enorm. Gerade, wenn viel zwischen Programmen gewechselt werden muss und weniger geschrieben, als geklickt wird, ist eine Maus ein echter Effektivitätssteigerer.
• Headsets sind dann zu empfehlen, wenn unterwegs viele Gespräche geführt werden müssen, während beispielsweise die Hände für andere Dinge gebraucht werden können. Check-In-Situationen an Flughäfen mit Papierkram und Ähnlichem sind typische Situationen.
• Sind an den Geräten diverse Schnittstellen (USB/ Bluetooth/ WLAN) nicht vorhanden und werden diese benötigt, sollten entsprechende Adapter mitgenommen werden.
• Auch Mehrfachladestecker sind für Reisen zu empfehlen, um gegebenenfalls Smartphone, Tablet und beispielsweise Powerbanks gleichzeitig aufladen zu können.

Regeln beachten

Wie auch im Büro oder bei der Arbeit im Homeoffice wird das Arbeiten dadurch leichter, natürlicher und produktiver, wenn man sich auch unterwegs an einige Regeln hält.

Dazu zählt etwa die Kommunikation, die so einfach wie möglich zu halten ist. Zunächst sollten dafür im Team feste Zeiten festgelegt werden, zu denen Absprachen erfolgen. Auch Tools, in die Erreichbarkeiten eingetragen und mit anderen abgestimmt werden können, sind hilfreich. Zudem sollten Kanäle festgelegt werden, über die kommuniziert wird. Denn E-Mail, Voice-Mail, Textnachrichten, Instant Messaging und andere sollten nicht alle willkürlich benutzt werden. Software, wie Microsoft Teams beispielsweise ist eine gute Möglichkeit, die Kommunikation zu vereinfachen und einen gemeinsam und übersichtlichen, digitalen Workspace zu schaffen.

Auch bei der Arbeit unterwegs ist es sinnvoll, diszipliniert vorzugehen und sich so wenig wie möglich ablenken zu lassen. Liegt etwa das Smartphone für den privaten Gebrauch auch zuhause beim Arbeiten außer Reichweite, sollte es auch unterwegs in der Tasche bleiben.

Bestimmte Arbeits- und Pausenzeiten sollten ebenfalls bestmöglich eingehalten werden.

Letztlich ist es wichtig, für sich herauszufinden, wie und wo es sich mobil am besten arbeitet. Nur weil manche Kolleg:innen anders unterwegs sind und dort produktiv arbeiten können, trifft das nicht auf alle zu. Eine wichtige Regel lautet also auch: Bei Schwierigkeiten oder Problemen, ist das mobile Arbeiten zu verändern oder anzupassen. Ehrlichkeit etwa auch bei der Kommunikation mit Vorgesetzten fördert hier nicht nur den Erfolg bei der Arbeit, sondern oftmals eben auch die Gesundheit.

Die Cloud nutzen

Unterwegs sind unsere Daten weniger sicher als zuhause. Arbeiten, die etwa während einer Zugfahrt erledigt werden, können einfacher „verloren“ gehen als am festen Arbeitsplatz zuhause. Das liegt vor allem daran, dass beispielsweise ein Tablet oder Notebook, auf dem gerade gearbeitet wird, unterwegs schneller der Saft ausgeht, wenn sich keine permanente Stromzufuhr findet. Schnell vergisst man das und plötzlich geht das Gerät aus – und die nicht gespeicherte Arbeit ist vielleicht ganz oder zumindest teilweise verloren.

Hinzu kommt, dass Geräte eben auch gestohlen werden oder sie in der Eile liegengelassen werden können – was auch wiederum in einem Diebstahl enden kann. Um sich gegen beide Eventualitäten zu schützen, ist es sinnvoll, Cloud-Speicher wie Google Drive oder One-Drive zu nutzen. Cloud-Technologien machen aus einem guten Grund bereits heute mehr als die Hälfte der derzeitigen globalen Infrastrukturausgaben aus. Das automatisierte Speichern der Arbeitsdaten in einer Cloud sichert diese nicht nur ab und erlaubt ein Weiterarbeiten etwa von anderen Geräten aus. Die Cloud ermöglicht auch das Teilen der Arbeit mit Kolleg:innen an anderen Standorten. So zahlt die Cloud sich doppelt aus.

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